Eficiência operacional: como ter sucesso com processos inteligentes?

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Se eficiência operacional é o assunto, a pergunta poderia ser: “como não ter sucesso com processos inteligentes?” Não é mesmo?

A propósito, você sabe o que é eficiência operacional?

O melhor exemplo de eficiência operacional foi quando Henry Ford criou a primeira linha de montagem, o que reduziu o tempo de construção de um carro, de 12 horas para 33 minutos.

Quer saber mais sobre o assunto?

Siga com a leitura e entenda como tornar seus processos mais inteligentes e sua operação mais eficiente.

O que é eficiência operacional?

Primeiro vamos definir eficiência operacional, que é uma habilidade de fazer atividades com o máximo de qualidade e produtividade com o mínimo de desperdício de tempo, esforço e recursos.

No entanto, o fato de a palavra eficiência ter um sinônimo muito parecido, a eficácia, gera confusão quanto ao significado, é fácil achar são a mesma coisa.

A eficiência está mais relacionada a métodos e processos, tem relação direta com os meios e implica em executar sempre da melhor forma.

Já a eficácia tem relação direta com os fins e foco nos resultados, implica em fazer as coisas certas para alcançar os objetivos propostos e obter sucesso.

Eficiência operacional é capacidade de uma empresa em otimizar ao máximo seus processos e, principalmente a entrega de seus produtos/serviços.

Já pelo contrário, a ineficiência operacional eleva custos da operação, com retrabalho, baixa qualidade, pouca ou nenhuma previsibilidade, entre outras consequências.

A falta de planejamento e controle são os principais motivos para uma operação falhar em eficiência, sem um plano é fácil desconsiderar cenários importantes e sem controle é impossível saber onde precisa de melhorias.

O objetivo de muitas empresas certamente é reduzir custos, tempo de execução, esforço aplicado e ter sucesso.

Para isso a operação precisa trabalhar em constante eficiência e além de executar as tarefas da melhor forma também é necessário de tecnologia para padronizar, escalar e trabalhar os dados dos processos automaticamente.

Saiba qual é o nível de eficiência operacional da sua empresa

Do ponto de vista de custos, a eficiência operacional pode ser definida como a razão entre a entrada necessária para manter a organização funcionando e a saída que ela fornece, de acordo com a Tech Target.

As entradas são elementos necessários na elaboração ou produção de um bem, isso envolve despesas com mão de obra, matéria-prima, impostos, investimentos e por aí vai.

Já as saídas são os resultados obtidos após concluir o processo iniciado com as entradas, o que permite a entrega final do determinado bem.

Para calcular a eficiência operacional da sua empresa é preciso do total das despesas operacionais e o resultado é dividido pelo total de receita e resulta no valor do seu índice.

Para transformar esse índice em porcentagem basta multiplicar o resultado por 100 e você terá sua taxa de eficiência operacional.

Embora pareça estranho, quanto menor sua taxa de eficiência maior será a eficiência na prática na sua empresa.

Melhore a eficiência operacional da sua empresa

“93% das empresas ainda têm problemas com estabilidade, eficiência, previsibilidade em seus processos, o que as impossibilita de estarem prontas para as mudanças, diz Accenture.”

Baseado nesse dado é possível afirmar que, para melhorar a performance operacional é preciso de tecnologia.

Afinal, a eficiência operacional é fazer mais rápido e melhor, com mínimo de esforço e de custos.

Lá no começo do artigo falamos sobre a diferença entre eficiência e eficácia, e a eficiência está mais para a lógica de processos e custos e quando esse cuidado se alia à tecnologia começamos a ver processos mais inteligentes.

Para saber como tornar seus processos mais inteligentes veja nosso blog sobre o assunto:

Operação Inteligente: o que é, como e por que aplicar nos processos?

Para isso, é preciso identificar e avaliar os custos, primeiro saber quais são esses custos e despesas necessárias para elaboração ou produção do determinado bem.

A avaliação entra para saber se as despesas são justificáveis, ao identificar os reais motivos do custo é possível saber este é realmente indispensável ou se é uma parte ineficiente do processo.

Ao avaliar você identificará partes ineficientes de processos que são indispensáveis, os quais possivelmente levam a gargalos operacionais, nestes casos a melhor forma de otimizar é com apoio tecnológico.

A tecnologia consegue trabalhar ordens maiores de volume de dados, fazem as mesmas tarefas só que de forma automatizada, o que rende em agilidade, organização da informação e escalabilidade.

Isso sem falar na previsibilidade que vem pelo trabalho nos dados da operação, algo que faz total diferença na tomada de decisão.

Nesse momento de avaliação de eficiência dos processos é preciso ter iniciativa com os resultados das análises, pois não basta apenas identificar as partes ineficientes dos processos, mas tentar alternativas focadas na eficiência.

Neste cenário a tecnologia é sua melhor aliada, pois sua operação pode ajudar a fazer de forma mais fácil a execução, monitoramento, aumento da produtividade e redução de desperdícios.

A tecnologia permite que seus processos operem com alta eficiência, fato esse que leva a operação a ter mais tempo para fazer atividades de mais impacto nos resultados.

Outra forma de melhorar a eficiência com tecnologia é no aumento da colaboração entre equipes e clientes, algo que pode ser facilmente executado em soluções como a Simplifica+ com a premissa do autoatendimento.

Tanto o seu cliente, quanto sua equipe e fornecedores podem trabalhar com os mesmos dados, em um ambiente comum para alcançar os resultados propostos.

Como tornar seus processos mais inteligentes?

Primeiro use as informações deste blog para avaliar sua operação e entender quais pontos são ineficientes e considere a tecnologia para otimizá-los.

Pense em processos que ocorrem todos os dias, os quais envolvem pessoas da equipe operacional atendendo os clientes.

Processos frequentes, quando feitos de forma manual são potencialmente ineficientes, é raro que um processo manual seja eficiente, pois ele precisará da iniciativa humana.

E como já diz o ditado: Errar é humano!

Sim, faz parte da nossa natureza, as pessoas podem errar e tudo bem com isso.

Por isso não vale a pena pôr a prova a eficiência da sua operação, deixe o talento humano para resolver problemas que a tecnologia não pode.

Já ajudamos diversas empresas a melhorar sua eficiência operacional, conheça a Simplifica+ e saiba como o autoatendimento ajuda tanto seus clientes com uma ótima experiência de atendimento, quanto sua operação com produtividade, segurança e foco.