Gestão de processos: por que impacta todos os portes de empresas?

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O maior impacto da gestão de processos, não vem apenas ao criar fluxos de trabalho, mas também por impor o ritmo ideal, com economia de tempo e espaço para correções de erros nos processos.

A Gestão de processos é a união da gestão, que é a ação de administrar negócios, pessoas ou recursos orientado a atingir objetivos, com os processos, que são atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas), de acordo com a ISO.

A gestão de processos tem o papel de identificar processos que fazem sentido para a empresa e entregam valor aos clientes, com análise e melhoria contínua, porém isso não é um luxo de grandes empresas, toda empresa precisa mapear e gerir bem seus processos.

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O que é gestão de processos?

Gestão de processos é semelhante à definição da metodologia BPM que é o acrônimo de Business Process Managemen, que significa Gestão de processos do negócio.

Na metodologia BPM, embora não seja obrigatória, a tecnologia tem um papel estratégico que proporciona escalar resultados.

A gestão de processos trata diretamente das práticas de aperfeiçoamento aplicadas aos fluxos de atividades recorrentes no dia a dia de trabalho.

Essa gestão envolve alinhar na empresa tanto o comportamento dos colaboradores, quanto informações, ferramentas de uso diário, até procedimentos com foco em melhorar resultados.

A gestão de processos refere-se ao conjunto de métodos necessários para identificar, documentar, analisar, medir, desenhar e melhorar processos para alcançar os objetivos da empresa.

A gestão de processos é algo que faz tanto sentido para a organização que algumas empresas pequenas ao começarem suas atividades acabam por aplicar algumas das técnicas que falamos aqui, porém somente após terem consciência entendem que são boas práticas. O problema é que a maior parte das pequenas e médias empresas preocupam-se apenas com a execução e nem sequer levam a gestão de processos tão à sério como deveriam.

Por que é importante fazer a gestão de processos?

Pense em empresas recém-criadas, são casos reais nos quais a gestão de processos faz sentido, afinal, tudo é muito novo e os processo ainda não estão claros.

Porém existem também empresas que crescem, mesmo com processos não definidos ou com pouca clareza.

Isso não quer dizer que a sua empresa precisa ser essa do exemplo, pois implementar mais a gestão de processos é uma forma de garantir que no futuro os processos não sejam o problema.

A gestão de processos é fundamental para:

• Padronizar rotinas;
• Alinhar os processos com foco nos resultados;
• Identificar pontos de melhorias;
• Otimizar o planejamento, acompanhamento e controle dos processos;
• Aumentar a produtividade;
• Otimizar tempo operacional;
• Melhorar resultados
• Etc…

Citamos estes para não falar muito, pois a lista só cresce!

A importância da gestão de processos é de assumir o controle dos processos e tornar a operação de processos mais previsível, eficiente e focado em resultados.

É liberar tempo para focar a energia naquilo que realmente faz sentindo e trará mais resultados. Desenhar um processo nada mais é do que achar a melhor forma de fazer alguma coisa e usá-la repetidamente. Assim a empresa garante conformidade e economia de tempo.

Tipos de gestão de processos:

Na definição dos processos é preciso antes, esclarecer se o seu produto é único com base apenas nos critérios dos clientes ou se os produtos são padronizados e podem ter suas vendas escaladas.

Nessa avaliação é importante entender se há e quais são os pontos personalizáveis do seu produto/serviço, para entender se as personalizações conversam com a padronização, afinal é preciso de um processo simples para padronizar e ganhar escala.

Os processos podem ser vistos de duas formas:

• Processos não estruturados e variáveis: são processos com caminhos menos previsíveis e que podem sofrer mais mudanças em sua execução;
• Processos estruturados e repetíveis: são como um caminho previsível do início ao fim, essas características tornam esses processos fortes potenciais automatizações.

Sabendo como definir bem seus processos já é possível avançar para o próximo passo, a gestão de processos.

A gestão de processos é responsável por dar ordem e movimentação eficiente dos processos de uma empresa.

Mas antes de implementar a gestão de processos saber algumas das metodologias mais usadas tornará a tarefa o desafio mais simples, veja algumas delas:

Seis Sigma

Criada por Bill Smith na Motorola no final dos anos 80, a metodologia Seis Sigma (Six Sigma) resume-se a um conjunto de técnicas feitas para melhorar a operação de processos em uma determinada empresa.

O Seis Sigma é uma das metodologias mais usadas na gestão de processos, este é orientado à melhoria continuar, a qual vem da redução de falhas e não conformidades conforme as especificações de fábrica. As principais etapas na metodologia Seis Sigma vêm do ciclo DMAIC (define, measure, analyze, improve and control), em português definir, medir, analisar, aperfeiçoar e controlar.

PDCA

O PDCA é uma metodologia de gestão de processos dais mais usadas, ela é divida em 4 passos que objetivam a melhoria contínua e controle de processos.

PDCA é o acrônimo para Plan (plano) – Do (fazer) – Check (checar) – Act/Adjust (agir ou ajustar), assim como a metodologia anterior esta também funciona de forma cíclica.

A metodologia ficou conhecida com o Dr. Willian Edwards Deming, tido como o pai do controle de qualidade, por isso passou a ser chamada de ciclo de Deming, porém Deming referia-se à metodologia como ciclo de Shewhart (um estatístico pioneiro nos estudos de processos).

Benchmarking

O benchmarking refere-se à busca pelas melhores práticas de gestão do mercado com foco em alto desempenho.

É uma prática na qual uma empresa avalia a forma como outra empresa realiza uma atividade em comum, a fim de melhorar a maneira de fazer.

Embora não seja restrito as abordagens abaixo, normalmente acontece das seguintes maneiras:

• Interno: procura pelas melhores ações da própria empresa;
• Competitivo: análise detalhada das práticas dos concorrentes, com foco em fazer melhor;
• Funcional: neste nível é comparado o processo de trabalho entre empresas diferentes;
• Genérico: é usado quando os processos analisados são semelhantes, mesmo que não venham a competir o mesmo segmento.
• Cooperação: trata-se da colaboração entre empresas na troca de experiências de forma que a união de forças as ajude a criar uma forte parceria.

5S

Metodologia ou programa 5S são os nomes mais comuns para este, e é também uma das formas mais conhecidas entre empresas por conta da simplicidade da sua aplicação prática.

O 5S é um método amplamente usado para organização de processos em empresas, normalmente ligado ao tema controle de qualidade.

O método 5S foi criado após a saída do Japão da segunda guerra mundial como uma forma de ajudar a recuperar os danos graves causados no país por conta da guerra, porém ganhou muita adesão de empresas.

O objetivo principal dessa metodologia é deixar espaços organizados com cada coisa no seu devido lugar para que a organização aconteça de forma mais fluida e os colaboradores sintam-se bem no local. Os tópicos que formam o fluxo de melhorias 5S são:

1. Seiri: Classificar;
2. Seiton: Organizar;
3. Seiso: Limpar;
4. Seiketsu: Padronizar;
5. Shitsuke: Manter.

A ideia aqui não é ensinar como usar cada técnica e nem falar especificamente de cada detalhe, mas que você saiba quais são as possibilidades.

E mais ainda as metodologias não se restringem apenas a estes exemplos, por isso vale muito a pena olhar criticamente os processos da sua empresa e começar agora a gestão de processos.

Principais etapas da gestão de processos:

As fases para implementar podem ser diferentes para cada tipo de empresa, como já falamos anteriormente, esse processo é equivalente à abordagem BPM, e dentro dela vamos listar as principais práticas:

Planejamento/projeto: Nesta fase são definidas quais metodologias serão usadas para identificar e mapear cada processo, assim como os padrões de documentação.

Modelagem/Análise de processos: neste segundo passo é hora de olhar para os processos da empresa na prática, para observar as coisas como são e absorver as características de cada parte do processo, o que tornará a implementação de melhorias mais eficaz.

Na modelagem é normal aplicar a técnica AS IS/TO BE, a qual melhora a visualização dos processos e permite projetar esses processos no futuro e propor melhorias.

Simulação/desenho: Esta é a parte do ciclo na qual as sugestões de melhorias começam a ganhar corpo.

A visão geral dos processos alcançada na etapa anterior ajudará agora a propor novas formas de realização dos processos.

Os dois nomes fazem sentido, pois não basta apenas desenhar algum novo processo, é preciso também simular para saber se na prática funciona, para então definir implementações.

Execução: Éo momento de fazer na prática os processos mapeados. Essa fase é importante, pois com o sucesso na execução do processo virá a implementação.

Neste nível do projeto são levantados os meios necessários para melhorar o determinado processo, aqui são apontados quais métodos, softwares, mudanças estruturais na equipe ou no ambiente, entre outras ações.

Monitoramento: Neste momento é importante já ter definidos quais serão os indicadores que serão monitorados.

Aí então é hora de acompanhar a execução dos processos para confirmar se as sugestões de melhorias tornaram o processo mais eficiente.

Melhorias: É o momento de avaliar o resultado das sugestões de melhorias nos processos em prática. Junto dos destaques positivos e negativos do processo, percebidos após o monitoramento, é hora de reformular os processos.

Quais os problemas causados pela falta de gestão de processos?

Os problemas são muitos, pense bem, com certeza você já trabalhou com algum processo ineficiente na vida.

Falta de gestão em processos significa que os processos não têm controle.

É aquela atividade na qual não existe um padrão, cada um faz como bem entende, o que pode causar duplicidade nas funções, daí para a frente criam-se problemas de comunicação, conflitos na equipe entre outros problemas.

Essas situações ocorrem com frequência em grandes empresas onde há excesso de níveis hierárquicos envolvidos na tomada de decisão.

Afinal, a tomada de decisão para ser efetiva precisa de objetividade e com muitas pessoas para validar se torna complicada, imagine a dificuldade de fazer isso com processos não mapeados.

Lição do artigo

Não apenas grandes empresas que devem ter controle da sua gestão de processo, mas todo tipo de empresa, independente de porte ou tempo de mercado.

Um dos erros mais comuns vem da mentalidade de empresários que, pelo fato de sua empresa ser pequena ou média, não aplicam as práticas que comprovadamente funcionam.

Isso pode levar a empresa a crescer com processos desalinhados os quais resultarão em ineficiência, não conformidades, retrabalho, desperdício e estagnação frente à concorrência.

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