Planejamento empresarial: como preparar-se para o ano seguinte?

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O planejamento permite perceber melhor a realidade, reavaliar processos, rever os caminhos trilhados e definir um caminho melhor, construir um futuro melhor.

Trata-se do processo de revisão e direcionamento que prioriza e organiza ações, no blog de hoje trazemos formas de tornar o seu planejamento mais fluído e assertivo.

O que é planejamento empresarial?

O planejamento é o processo de estruturar, o que quer dizer estudar antecipadamente para entender uma determinada situação do tempo presente e, ao mesmo tempo prever as situações futuras.

De acordo com o livro “Princípios da administração”:

“O planejamento, é a tomada de decisões, que envolve escolhas entre muitas alternativas.”

Para contextualizar, o livro citado é de 1980 e já nesta época o planejamento era tido como o fator mais importante na administração de empresas, imagine atualmente com o nível de concorrência aumentando cada vez mais.

E se dizemos que o planejamento é tão importante e essencial para as organizações, e ligarmos ao fato de ser feito por pessoas, entramos em um paradigma de priorização de atividades nos processos.

O que acontece:

“Em áreas mais administrativas atividades essenciais são: análises, avaliações, comparativos, tomadas de decisão, gerenciamento de pessoas e mais uma série de atividades esgotantes para os profissionais que as exercem.

Embora algumas tarefas possam ser automatizadas muitas equipes operacionais perdem tempo com atividades de baixo impacto nos resultados.

Porém quando é necessário realizar o que é mais importante, o hábito confunde-se com a realidade, e as equipes podem acabar achando normal investirem mais tempo nas atividades repetitivas, de baixo impacto ao invés do planejamento, análises etc.”

Por isso saber priorizar já elimina um grande volume de demandas que podem ser delegadas ou até mesmo automatizadas.

O ideal nestas situações é usar adequadamente a energia de equipes administrativas, já que sua função de análise entre outras são mais importantes para a saúde da empresa.

O que considerar no Planejamento?

No planejamento é onde definem-se os objetivos, por isso saber quais são os seus é um passo fundamental.

Sem falar que se você não souber o que pretende alcançar seu plano poderá falhar em alguns aspectos.

É como diz aquela velha frase “Se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”.

O problema nisso, é que sua empresa pode perder tempo e dinheiro ao realizar atividades que não a aproximarão do sucesso.

O planejamento vem para organizar e identificar os melhores meios para alcançar seus objetivos, mas para isso você precisa definir muito bem esses objetivos.

Na prática ele deve ajudar a perceber melhor a realidade, reavaliar processos, rever os caminhos trilhados e definir caminhos melhores.

Estratégia do planejamento empresarial

O planejamento estratégico tem por objetivo identificar e definir o melhor caminho a ser seguido pela empresa, para atingir seus objetivos dentro de um cenário previamente analisado.

Nesse momento é hora de analisar as ações da empresa no período determinado e avaliar cenários passados e repensar verdades nas quais a empresa acredita.

É um bom momento para rever a missão, visão e valores da empresa e se quiser ir além, pode ser interessante avaliar se na prática esses conceitos estão presentes na cultura empresarial.

Análise de Ambiente

Na parte estratégica do planejamento é essencial analisar o mercado, e uma ferramenta útil na análise de ambiente é a análise SWOT, o acrônimo para Strength (Forças), Weakness, (fraquezas) Opportunities (oportunidades), threats (ameaças).

No Brasil é conhecida como análise F.O.F.A, isso porque na prática usa-se em quadrantes nos quais são avaliados o ambiente interno e externo com juízo de valor em atributos úteis e prejudiciais, conforme imagem abaixo:

A análise SWOT ajudará a avaliar melhor o ambiente e embasar a tomada de decisão, o que auxiliará na definição de planos de execução e metas para então chegar ao objetivo.

Vale a pena ver de novo!

Comece com análise da situação real na qual se encontra (chama-se essa análise também de AS IS), e avalie os resultados do ano que passou, se possível compare-os com números outros anos.

A revisão de processos é um passo anterior ao planejamento, já que é preciso avaliar seus resultados, sejam eles bons ou ruins.

Nessa etapa é importante usar os dados referentes aos resultados obtidos, como indicadores, informações de performance, relatórios, documentos e todos que tragam fontes de conhecimento para tomada decisão.

Por isso é tão importante trabalhar com soluções que favorecem à tomada de decisão, o que chamamos de Data Driven.

Leia mais sobre o assunto em nosso artigo:

Dados: Qual a relação entre Big Data e Data Driven

Nesta avaliação reconsidere as verdades da sua empresa, faz sentido rever como a empresa está em relação a:

• Ramo de atividade
• Consumidores
• Fornecedores
• Concorrência de mercado
• Produto/serviços
• Localização da empresa
• Marketing
• Processos operacionais

Ao reavaliar esses pontos é possível começar a pensar em projeção de vendas, volume de produção ou serviços, e determinar com mais exatidão os passos a serem percorridos.

Direcionamento

Por exemplo, conforme acontece em mapeamento de processos, após a análise do AS IS, ou seja, “como estamos hoje”, inicia-se o desenho do TO BE, que é basicamente detalhar aonde a empresa quer chegar.

É preciso de foco e priorização no planejamento, algumas empresas levam isso tão a sério que selecionam colaboradores estratégicos e reúnem-se em locais diferentes para ajudar a focar melhor, seja em uma sala diferente ou até mesmo fora da empresa.

Isso tudo para evitar que ruídos comuns da operação não causem interrupções no processo, as quais podem retirar o foco.

Escolha e organize as ações

Final de ano costuma ser uma época movimentada entre as empresas, por isso fazer escolhas certas determinará o sucesso no planejamento.

A primeira grande escolha é investir o tempo certo para cada coisa e priorizar com sabedoria, pois perder tempo nos últimos dias do ano pode ser comprometedor.

Nessa etapa seus objetivos já devem estar bem claros e com suas análises de situação (passada/presente (AS IS) e futura (TO BE), em mãos é hora de ir para questões mais táticas. Agora que a empresa já sabe para onde vai, é necessário desenhar COMO isso será feito.

Tático

A parte tática do planejamento é onde são determinadas atividades voltadas aos objetivos de médio e curto prazo.

O planejamento tático é uma tarefa de grande responsabilidade, pois traz um passo a passo das ações decompostas dos objetivos e estratégias definidas na essência do planejamento.

Por exemplo:
um dos objetivos desenhados no TO BE pode ser “ter certificação ISO 9001 em 2022”.
O planejamento tático desse objetivo será desdobrar em COMO isso será feito. Algumas possíveis ações seriam:
– criar uma área de governança corporativa;
– mapear e documentar processos;
– treinar os times para seguirem os processos;
– realizar auditorias internas para garantir qualidade.

Problemas ocasionados pela falta de planejamento

Não é segredo nenhum que a falta de planejamento causa problemas, no entanto, no dia a dia com a demanda de atividades que normalmente só cresce fica difícil perceber que a falta de tempo e organização é decorrência de um planejamento não efetivo.

Planejar-se é uma questão essencial na vida inclusive, pois pense em coisas simples do dia a dia como, entrar no carro e ver que está sem a chave, ou nos dias de hoje, chegar em um local e ver que não tem máscara.

Essas são questões mais pessoais e leves para exemplificar, mas olhando para a realidade da empresa podemos citar:

• Retrabalho;
• Aumento nos custos de operação;
• Em casos extremos aumento da equipe operacional para conter problemas não previstos;
• Perda de mercado;
• Baixa competitividade em relação aos concorrentes;
• Falta de inovação;
• Baixa previsibilidade;
• Entre outros…

Isso para citar apenas alguns, mas como você pode imaginar, a falta de planejamento vai além desses problemas e pode colocar empresas grandes em xeque mate.

Você já conhece o caso da Kodak?

A Startse fez um artigo bem interessante falando sobre o assunto e fica aqui a recomendação de leitura:

Kodak, e como ela foi de uma das empresas mais inovadores foi à falência

Lição do artigo!

A maneira de fazer um planejamento mais fluido e assertivo para 2022 é dar o devido valor a ele, escolher as pessoas certas para realizá-lo e usar o tempo necessário sem interrupções, pois elas sim podem sugar tempo e energia de quem realiza essa missão estratégica que é o planejamento.

A Simplifica + ajudou neste ano equipes financeiras e comerciais a economizar mais de 47mil horas por mês, o que as permitiu focar em atividades importantes de análise e planejamento.

O planejamento é uma atividade importante e que precisa ser muito bem pensada, porém de nada adianta um planejamento perfeito se a operação não consegue executá-lo.

Para focar naquilo que é mais estratégico e que realmente fará a sua empresa mover-se no sentido dos seus objetivos, é importante direcionar todo tempo disponível para as ações desenhadas no planejamento.

Minimizando toda e qualquer atividade manual ou que pode ser automatizada.

Somente assim a sua empresa alcançará o sucesso!