Processos ineficientes: como identificá-los antes e prevenir problemas?8 min leitura

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Processos facilitam a realização de partes-chave na execução de um produto/serviço de forma fluida e padronizada.

Porém muitas empresas acostumam-se com processos ineficientes, o que é um problema.

No entanto muitas dessas empresas nem chegam a saber que seus processos são ineficientes.

Fica com a gente e entenda como identificar processos ineficientes e previna-se de problemas!

Para que servem os processos?

Processos são ações continuadas e prologadas de atividades que levam a um fim, seja um produto/ serviço ou parte dele.

A função dos processos é padronizar essa sequência de ações, para que sejam feitas da mesma forma por todos com redução erros e de forma mais eficiente.

Os processos ineficientes custam caro para a empresa e algumas vezes até para os clientes.

A eficiência em processos é muito importante para garantir a qualidade dos produtos ou serviços.

Isso é algo que deve ser prioridade para empresas que desejam aumentar seus resultados.

Para essas empresas chega-se a um ponto, no qual é preciso trazer eficiência através das melhorias nos processos.

As metodologias de mapeamento de processos têm como critério definir as etapas de qualquer processo e monitorar o desempenho para detectar possíveis desvios.

Na prática é assim que deve ser, independente do modelo que a empresa usa o importante é a busca por elevar a eficiência.

O que acontece quando um processo não funciona?

O mais esperado é aumentar o custo operacional e por consequência não alcançar as metas de vendas.

Outra coisa que acontece é a empresa começar a perder em competitividade.

Isso acontece porque fica muito difícil a competição entre empresas com operações inteligentes e empresas que ainda não se estabilizaram na transformação digital.

93% das empresas ainda têm problemas com estabilidade, eficiência, previsibilidade em seus processos, o que as impossibilita de estarem prontas para essas mudanças, de acordo Accenture.

Esses dados nos mostram que apenas um grupo seleto de empresas busca entregar eficiência em processos por meio da tecnologia.

Em contrapartida, 7% das empresas que estão preparadas para a realidade de operações inteligentes, além de terem processos mais eficientes, também obtiveram maiores lucros e melhora na produtividade.

Calcule a eficiência dos seus processos

Uma forma simples que pode ajudar a entender a eficiência dos processos é sabendo sua dimensão.

Para saber se o seu processo é eficiente existe a fórmula de eficiência do ciclo do processo.

Com ela você pode entender melhor se a realização dos seus processos está dentro do esperado.

Para calcular você precisa saber:

Tempo total de execução / lead time total = Tempo do ciclo

O tempo total de execução é o tempo usado para execução do produto/serviço.

O lead time é o tempo necessário para concluir o processo total.

Seguindo essa mesma fórmula é possível avaliar a eficiência do processo com ponto de vista de custos, conforme abaixo:

Total de saídas / Total de entradas (em R$) x 100

Processos que ficam acima de 100% e quanto maior além de 100, mais eficientes são considerados os processos.

Se ficar com dúvida deixa seu ponto nos comentários que podemos te explicar 😉

Quais os impactos em trabalhar com processos ineficientes?

É fácil prever que os impactos de processos ineficientes são negativos.

Além do obvio, a falta de consciência em melhorar processos vai apenas render estagnação, pouca qualidade e por fim, baixa entrega de valor ao cliente.

Isso representa perigo para empresas que não projetam melhorias em seus processos, conforme Accenture:

82% dos executivos dizem que as organizações são cada vez mais pressionadas a se reinventar e evoluir seus negócios antes que seus concorrentes o façam.”

Economicamente falando, este é o melhor momento para propor melhorias e mudanças em processos ineficientes, tentar fazer melhor com menos esforço e custos.

A inquietação em melhorar processos fez Henry Ford criar a primeira linha de montagem, o que reduziu o tempo de construção de um carro, de 12h para 33min.

A melhor saída é a inovação, isso quer dizer, contar com o apoio da tecnologia da informação para tornar os processos mais inteligentes.

Assim é mais fácil saber onde precisa mais melhorias.

Por exemplo: o processo de devolução de mercadoria, em muitas empresas é complexo, sem padrão, sem integração, o que rende vários problemas, e em alguns casos compromete-se a experiência do cliente.

De acordo com levantamento da Ebit, 44% dos consumidores deixam de finalizar uma compra por achar que a devolução será complicada.

A Simplifica+ resolve esse processo de forma simples e inteligente.

De acordo com as características do seu processo simplificamos ações complexas da operação, automatizamos atividades que tomam tempo e organizamos informações perdidas facilitando a vida dos seus clientes, time interno e representantes.

A solução adapta-se a qualquer processo de devolução de mercadoria, seja seu processo muito complexo ou o seu segmento muito diferenciado.

Ganhe tempo, reduza custos e melhore a experiência dos seus clientes com um processo inteligente de devolução de mercadorias!

Assim seu cliente ficará mais seguro para finalizar a compra, sabendo que a existe uma política de troca clara e simples.

Atualmente existem ações como o “Reclame aqui!” onde os consumidores que tiveram uma má experiência manifestam suas insatisfações.

De acordo com os critérios mais avaliados nas empresas cadastradas na plataforma em 2º lugar está a experiência.

A experiência do consumidor vai da sua atração ao produto/serviço até sua vivência com o produto, então apostar em partes do processo que afetarão a experiência do usuário já resolve muita coisa.

Conclusão

A otimização de processos só traz benefícios, além de trazer mais fluidez às rotinas operacionais, também reduz custos.

Isso sem falar que a empresa e as equipes saem ganhando com processos mais eficientes.

Outro estudo da Accenture reforça a eficiência em operações inteligentes:

“Os profissionais de finanças diminuíram seu tempo em tarefas de 89% para apenas 17%, ou seja, uma redução de 72%.”

Accenture

Nesse jogo nem todo mundo ganha, apenas clientes e empresas que estiverem a frente com processos mais eficientes.

Quer melhorar a eficiência dos seus processos e de quebra a experiência do atendimento do seu cliente?


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