Este guia foi elaborado para apoiar empresas na implementação de medidas eficazes para prevenir e mitigar fraudes em boletos.
Seu conteúdo é melhor aproveitado após responder nosso Autodiagnóstico de Fraude em Boletos. Essa ferramenta ajuda a avaliar as práticas da sua empresa no processo de gestão de boletos e a conhecer o nível de risco da sua operação.
Seus clientes já foram vítimas de boletos fraudados em nome da sua empresa?
Se seus clientes já sofreram fraudes ou tentativas de fraudes em nome da sua empresa, isso acende um alerta importante: significa que informações críticas sobre sua operação ou base de clientes podem estar expostas.
Boas práticas:
- Implementar um processo abrangente de atualização cadastral.
- Educar os clientes sobre boas práticas de segurança e como identificar fraudes.
- Considerar alternativas para a entrega de boletos, como portais online, para aumentar a confiabilidade do processo.
Como sua empresa envia boletos: junto a mercadoria, via e-mail ou banco?
O envio de boletos junto a mercadoria ou diretamente pela instituição bancária expõe a sua empresa a riscos significativos. O e-mail também apresenta vulnerabilidades ao acesso não autorizado.
Quando DANFE é enviada junto aos boletos, a combinação de documentos facilita fraudes mais elaboradas, aumentando a probabilidade de um falso boleto ser gerado.
Boas práticas:
- Opte por sistemas automatizados no envio de boletos para reduzir erros humanos e aumentar o controle.
- Fortaleça a segurança adotando treinamentos regulares sobre prevenção de fraudes e implementando tecnologias avançadas para proteger dados financeiros.
Quem tem acesso aos boletos emitidos pela sua empresa; equipe interna, clientes ou terceiros como transporte e entrega?
Sem controle sobre quem acessa esses documentos, sua empresa fica mais exposta a fraudes e ao roubo de informações, pois cada ponto de contato aumenta o risco de exposição.
Boas práticas:
- Implemente um sistema rigoroso de controle de acesso
- Defina e documente claramente quem pode acessar os boletos e sob quais circunstâncias
- Utilize autenticação multifator e registre todas as atividades relacionadas ao acesso aos boletos.
De quais maneiras os boletos são enviados por e-mail: direto do e-mail dos colaboradores ou via ERP/CRM?
Envios de e-mails feitos manualmente a partir de aplicativos como Outlook ou outro gerenciador de e-mail podem abrir brechas para erros na definição do destinatário, comprometendo a segurança e a confiabilidade do e-mail.
Boas práticas:
- Implemente soluções como criptografia de e-mails e autenticação de dois fatores para os destinatários.
- Adotar sistemas automatizados de envio que minimizem a possibilidade de falhas humanas e assegurem um maior controle sobre os processos de comunicação.
Quão preparados você acredita que seus clientes estão para identificar um boleto fraudulento?
A falta de preparação dos clientes para identificar boletos fraudados representa um alto risco. O grande volume de transações pode resultar em uma incapacidade de detectar fraudes, levando a potenciais perdas financeiras.
Boas práticas:
- Implemente um programa robusto de educação e conscientização sobre fraudes.
- Ofereça treinamentos regulares, webinars, e materiais informativos que ensinem os clientes a identificar sinais de fraude.
- Envie alertas frequentes sobre novas tentativas de fraude e dicas de segurança.
Qual procedimento sua empresa segue quando é envolvida em uma fraude de boleto?
Não ter um procedimento definido para lidar com fraude é extremamente arriscado. Isso pode levar a uma resposta desorganizada e ineficaz, resultando em perdas financeiras significativas e danos à reputação.
Boas práticas:
- Implemente um programa robusto de educação e conscientização sobre fraudes.
- Desenvolva um procedimento para investigar a fraude
- Treine sua equipe para garantir que todos saibam como seguir o procedimento corretamente.
- Eduque seus clientes sobre como identificar fraudes.
- Faça o reenvio seguro dos boletos
Sua lista de contato de clientes está atualizada e sem e-mails de provedores gratuitos?
Contatos de clientes que utilizam e-mails em domínios públicos (como Google, Yahoo, etc.) são mais suscetíveis a fraudes devido à maior probabilidade de vazamento de senhas e credenciais, facilitando a execução de fraudes diretamente na caixa de entrada do seu cliente.
Boas práticas:
- Priorize contatos em domínios corporativos.
- Mantenha uma política constante de validação e atualização dos e-mails.
- Incentive seus clientes a utilizarem e-mails corporativos para maior segurança.
Qual é o nível de preparo da sua equipe para atender casos de fraude em boletos?
Manter os times internos e de atendimento treinados e capacitados para lidar com fraudes é essencial para minimizar prejuízos financeiros e preservar o relacionamento com os clientes.
Boas práticas:
- Treinamentos regulares da sua equipe e atualizações sobre novas técnicas de fraude
- Desenvolva ações de prevenção à fraude com cliente
Que impactos a fraude em boletos traz para o seu negócio?
Fraudes em boletos podem causar prejuízos financeiros e jurídicos, afetando a saúde financeira da empresa e resultando em processos legais custosos. Além disso, comprometem o relacionamento com clientes e danificando a reputação da marca. Mesmo sem impactos visíveis, é crucial reconhecer e monitorar riscos latentes.
Boas práticas:
- Invista em campanhas de transparência e comunicação para restaurar a confiança.
- Considere a certificação de segurança de terceiros para reforçar a credibilidade
- Consulte profissionais legais para entender melhor suas responsabilidades e proteções.
- Realize auditorias regulares nos procedimentos de segurança
Lembre-se, este é apenas o ponto de partida.
Para implementar as soluções adequadas ao seu cenário, é fundamental buscar ferramentas que se beneficiam de tecnologia para aumentar a eficiência operacional, eliminar tarefas manuais e automatizar processos.
Nossa plataforma de autoatendimento possui 500 mil usuários ativos, e no último ano facilitou 12 bilhões em pagamentos e economizou 1 milhão de horas operacionais para clientes de diversos segmentos da indústria.
