Este guia foi elaborado para apoiar empresas na implementação de medidas eficazes para prevenir e mitigar fraudes em boletos.

Seu conteúdo é melhor aproveitado após responder nosso Autodiagnóstico de Fraude em Boletos. Essa ferramenta ajuda a avaliar as práticas da sua empresa no processo de gestão de boletos e a conhecer o nível de risco da sua operação. 

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Seus clientes já foram vítimas de boletos fraudados em nome da sua empresa?

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Se seus clientes já sofreram fraudes ou tentativas de fraudes em nome da sua empresa, isso acende um alerta importante: significa que informações críticas sobre sua operação ou base de clientes podem estar expostas.

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Boas práticas:

• Implementar um processo abrangente de atualização cadastral.
• Educar os clientes sobre boas práticas de segurança e como identificar fraudes.
• Considerar alternativas para a entrega de boletos, como portais online, para aumentar a confiabilidade do processo.

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Como sua empresa envia boletos: junto a mercadoria, via e-mail ou banco?  

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O envio de boletos junto a mercadoria ou diretamente pela instituição bancária expõe a sua empresa a riscos significativos. O e-mail também apresenta vulnerabilidades ao acesso não autorizado.

Quando DANFE é enviada junto aos boletos, a combinação de documentos facilita fraudes mais elaboradas, aumentando a probabilidade de um falso boleto ser gerado.
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Boas práticas:

• Opte por sistemas automatizados no envio de boletos para reduzir erros humanos e aumentar o controle.
• Fortaleça a segurança adotando treinamentos regulares sobre prevenção de fraudes e implementando tecnologias avançadas para proteger dados financeiros.

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Quem tem acesso aos boletos emitidos pela sua empresa; equipe interna, clientes ou terceiros como transporte e entrega?  

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Sem controle sobre quem acessa esses documentos, sua empresa fica mais exposta a fraudes e ao roubo de informações, pois cada ponto de contato aumenta o risco de exposição.

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Boas práticas:

• Implemente um sistema rigoroso de controle de acesso
• Defina e documente claramente quem pode acessar os boletos e sob quais circunstâncias
• Utilize autenticação multifator e registre todas as atividades relacionadas ao acesso aos boletos.

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De quais maneiras os boletos são enviados por e-mail: direto do e-mail dos colaboradores ou via ERP/CRM?  

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Envios de e-mails feitos manualmente a partir de aplicativos como Outlook ou outro gerenciador de e-mail podem abrir brechas para erros na definição do destinatário, comprometendo a segurança e a confiabilidade do e-mail.

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Boas práticas:

• Implemente soluções como criptografia de e-mails e autenticação de dois fatores para os destinatários.
• Adotar sistemas automatizados de envio que minimizem a possibilidade de falhas humanas e assegurem um maior controle sobre os processos de comunicação.

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Quão preparados você acredita que seus clientes estão para identificar um boleto fraudulento?

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A falta de preparação dos clientes para identificar boletos fraudados representa um alto risco. O grande volume de transações pode resultar em uma incapacidade de detectar fraudes, levando a potenciais perdas financeiras.

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Boas práticas:

• Implemente um programa robusto de educação e conscientização sobre fraudes.
• Ofereça treinamentos regulares, webinars, e materiais informativos que ensinem os clientes a identificar sinais de fraude.
• Envie alertas frequentes sobre novas tentativas de fraude e dicas de segurança.

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Qual procedimento sua empresa segue quando é envolvida em uma fraude de boleto?  

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Não ter um procedimento definido para lidar com fraude é extremamente arriscado. Isso pode levar a uma resposta desorganizada e ineficaz, resultando em perdas financeiras significativas e danos à reputação. 

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Boas práticas:

• Implemente um programa robusto de educação e conscientização sobre fraudes.
• Desenvolva um procedimento para investigar a fraude
• Treine sua equipe para garantir que todos saibam como seguir o procedimento corretamente.
• Eduque seus clientes sobre como identificar fraudes.
• Faça o reenvio seguro dos boletos

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Sua lista de contato de clientes está atualizada e sem e-mails de provedores gratuitos?

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Contatos de clientes que utilizam e-mails em domínios públicos (como Google, Yahoo, etc.) são mais suscetíveis a fraudes devido à maior probabilidade de vazamento de senhas e credenciais, facilitando a execução de fraudes diretamente na caixa de entrada do seu cliente.

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Boas práticas:

• Priorize contatos em domínios corporativos.
• Mantenha uma política constante de validação e atualização dos e-mails.
• Incentive seus clientes a utilizarem e-mails corporativos para maior segurança.

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Qual é o nível de preparo da sua equipe para atender casos de fraude em boletos?

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Manter os times internos e de atendimento treinados e capacitados para lidar com fraudes é essencial para minimizar prejuízos financeiros e preservar o relacionamento com os clientes.

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Boas práticas:

• Treinamentos regulares da sua equipe e atualizações sobre novas técnicas de fraude
• Desenvolva ações de prevenção à fraude com cliente

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Que impactos a fraude em boletos traz para o seu negócio?

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Fraudes em boletos podem causar prejuízos financeiros e jurídicos, afetando a saúde financeira da empresa e resultando em processos legais custosos. Além disso, comprometem o relacionamento com clientes e danificando a reputação da marca. Mesmo sem impactos visíveis, é crucial reconhecer e monitorar riscos latentes.

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Boas práticas:

• Invista em campanhas de transparência e comunicação para restaurar a confiança.
• Considere a certificação de segurança de terceiros para reforçar a credibilidade
• Consulte profissionais legais para entender melhor suas responsabilidades e proteções.
• Realize auditorias regulares nos procedimentos de segurança

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Lembre-se, este é apenas o ponto de partida.

Para implementar as soluções adequadas ao seu cenário, é fundamental buscar ferramentas que se beneficiam de tecnologia para aumentar a eficiência operacional, eliminar tarefas manuais e automatizar processos.‍

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