Identificar processos ineficientes é crucial para qualquer empresa que visa a excelência operacional. Neste artigo, vamos explorar estratégias eficazes para detectar e corrigir falhas antes que elas se transformem em problemas maiores.

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Para que servem os processos?

Processos consistem em sequências coordenadas de atividades que culminam na entrega de um produto ou serviço. Eles são essenciais para padronizar operações, minimizando erros e maximizando a eficiência. Esta padronização é vital para garantir a consistência e qualidade, reduzindo custos operacionais e elevando a satisfação do cliente.

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Processos ineficientes representam um alto custo não só para a empresa, mas também podem impactar negativamente os clientes. Priorizar a eficiência processual é fundamental para empresas que almejam melhorar seus resultados financeiros.

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A adoção de metodologias para mapeamento de processos permite identificar e monitorar cada etapa, assegurando que o desempenho esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa. Independentemente do modelo utilizado, o foco deve estar sempre na melhoria contínua da eficiência.

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O que acontece quando um processo não funciona?

O impacto mais notável é o aumento nos custos operacionais, levando as empresas a perderem competitividade. Isso ocorre devido à dificuldade em competir com empresas que já avançaram na transformação digital, enquanto outras ainda estão se adaptando.

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Segundo a Accenture, 93% das empresas enfrentam problemas com estabilidade, eficiência e previsibilidade em seus processos, o que as impede de se adaptarem às mudanças necessárias. Apenas um seleto grupo de empresas consegue entregar eficiência processual através da tecnologia.

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Por outro lado, os 7% das empresas que já estão adaptadas para operações inteligentes não só melhoraram seus processos, mas também viram um aumento nos lucros e na produtividade.

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Calcule a eficiência dos seus processos

Entender a eficiência dos processos é crucial e uma maneira simples de fazer isso é utilizando a fórmula de eficiência do ciclo do processo. Essa fórmula ajuda a verificar se os processos estão performando conforme o esperado. Para calcular, considere:

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• Tempo total de execução / lead time total = Tempo do ciclo

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Onde:

• Tempo total de execução é quanto tempo leva para completar a execução do produto ou serviço.
• Lead time é o tempo total necessário para concluir todo o processo.

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Utilizando a fórmula acima, também é possível avaliar a eficiência do processo em termos de custos:

• Total de saídas / Total de entradas (em R$) x 100

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Processos com índices acima de 100% são considerados mais eficientes, quanto maior o valor, melhor a eficiência.

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Quais os impactos em trabalhar com processos ineficientes?

Processos ineficientes trazem consequências negativas evidentes, como estagnação, baixa qualidade e redução do valor entregue ao cliente. Essa falta de melhoria contínua expõe as empresas a riscos significativos.

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De acordo com a Accenture, 82% dos executivos reconhecem a pressão para reinventar e evoluir rapidamente seus negócios antes dos concorrentes. Este é o momento ideal para implementar melhorias, buscando eficiência com menor esforço e custo.

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A inovação tem sido a chave para a evolução dos processos. Henry Ford, por exemplo, revolucionou a produção ao criar a linha de montagem, reduzindo drasticamente o tempo de construção de um veículo. Hoje, a tecnologia da informação é fundamental para tornar os processos mais inteligentes e identificar áreas que requerem melhorias.

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Processos complicados, como as devoluções de mercadorias, podem afetar a experiência do cliente. Estudos da Ebit mostram que 44% dos consumidores evitam compras devido à complexidade das políticas de devolução.

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Conclusão

A otimização de processos traz benefícios substanciais, melhorando a fluidez operacional e reduzindo custos. Isso beneficia tanto as equipes quanto os clientes. Segundo a Accenture, profissionais de finanças reduziram o tempo gasto em tarefas de 89% para 17%, evidenciando uma diminuição de 72% no tempo dedicado.

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Se deseja melhorar a eficiência dos seus processos e a experiência de seus clientes, entre em contato com a Simplifica+.