Mensagem de cobrança é um lembrete de pagamento feito por empresas a seus clientes para garantir que a data de vencimento dos pagamentos seja respeitada.
Já ouviu aquele ditado: O último a cobrar é o último a receber?
Pois bem, para garantir que a política de pagamentos da sua empresa seja respeitada existem boas práticas que podem tornar o trabalho da cobrança mais eficiente. Leia o blog e veja como!
O que é uma mensagem de cobrança?
Mensagem de cobrança é um lembrete de pagamento feito por empresas a seus clientes para garantir que a data de vencimento dos pagamentos seja respeitada.
A mensagem de cobrança era muito usada quando clientes perdiam a data de vencimento e atrasavam um pagamento.
No entanto, as equipes de cobranças descobriram com o tempo que lembrar os clientes antes da data de vencimento ajuda a garantir que a data de vencimento seja respeitada.
Pense bem, seu cliente deve ter várias contas a pagar.
A equipe financeira dele provavelmente negocia prazos e, por muitas delas serem pequenas e microempresas é comum não terem recursos que as ajudem a tornar seus processos financeiros eficientes.
Mas na sua empresa não precisa ser assim, certo!?
Seus departamentos de contas a receber e contas a pagar podem usar a tecnologia a seu favor.
Por exemplo, na Simplifica+ temos a solução que permite a sua equipe de cobrança enviar lembretes de pagamento aos clientes da sua empresa, ou enviar direto da plataforma para um e-mail. Em qualquer dispositivo com acesso à internet e qualquer dia ou horário, com essa autonomia o cliente não precisa ligar na sua empresa.
No caso da segunda via de boletos, é especialmente bom para a cobrança/contas a receber, pois em muitas empresas as contas a receber são mais uma função de um único time financeiro do que um departamento dedicado.
Mesmo nas empresas que se orgulham de ter uma grande equipe no setor de contas a receber, elas poderiam operar com mais eficiência se usarem da tecnologia como apoio.
Sem falar que pessoas na equipe significa que os custos operacionais ficam mais caros.
A boa nova é que sua empresa pode ter uma equipe enxuta e eficiente com tecnologias como a Simplifica+ e escalar resultados.
Como as empresas fazem cobrança?
O processo pode ter característica de cada negócio, mas toda empresa precisa cobrar seus clientes.
A cobrança da maioria das empresas é baseada no ciclo de cobrança, que envolve ações de cobrança feitas para garantir os recebimentos até o vencimento.
Outra ferramenta do contas a receber é a régua de cobrança, uma técnica estratégica que busca criar um mapa com regras de pagamento que ajudarão a cobrar os clientes inadimplentes.
Ao invés de preocupar-se apenas com clientes com débitos ela pode prever ações para evitar pagamentos fora da data de vencimento.
A régua de cobrança prevê e organiza ações que dão direcionamento para tratar casos em que não há dívida, mas um vencimento que deve ser respeitado.
No entanto, é mais comum ver as empresas fazer a cobrança ativa, ou seja, pegar o telefone e tentar contato direto com o cliente para lembrar de pagamentos.
Essa prática pode ser inviável, pois as empresas têm muitos clientes e ligar para todos toma energia e tempo na operação, sem falar que é um trabalho desmotivador.
A tecnologia faz esse tratamento em massa alcançando toda sua base de clientes, o que rende escala no trabalho.
Por exemplo, na Simplifica+ é possível gerenciar os envios de lembrete de pagamento e acompanhar a performance, identificar contatos desatualizados dos clientes, mensagens ignoradas e muito mais.
Não precisa aumentar a equipe, sua empresa pode ter uma equipe enxuta, eficiente e escalar resultados com tecnologias como a Simplifica+.
Uso de tecnologia para melhorar a eficiência
Os avanços tecnológicos permitiram uma grande evolução na automação de processos, evitando que as práticas empresariais precisem de tantos arquivos manuais ou utilizar muitas planilhas e documentos.
Com a solução certa, a empresa consegue ter gestão de dados, tanto de pagamentos, como dos clientes em poucos cliques e usá-los para direcionar a tomada de decisão.
Tendo estes dados em mãos, o sistema consegue planejar, por exemplo, o envio de mensagens padrão para relembrar a data de vencimento dos pagamentos.
A automação ajuda também o seu cliente a se organizar, podendo receber lembretes no whatsapp para pagar seu boleto até o vencimento.
Assim, não corre o risco de que o pagador se esqueça de cumprir seu compromisso.
Nem sempre a inadimplência vem da falta de condições de pagar.
Em alguns casos, o que acontece é o cliente simplesmente esquecer, já que são muitas obrigações na rotina.
Por isso automatizar a régua de cobrança é uma ação preventiva.
Além de ajudar a receber no prazo, a equipe de cobrança pode aplicar regras para tratar automaticamente dos casos que envolvem apenas lembretes, e usar melhor a energia para tratar clientes inadimplentes.
Através da automação de envios de lembretes de pagamentos é possível identificar o perfil pagador dos clientes e, tanto definir quantidade e frequência dos envios, quanto usar os dados para análise de crédito.
Os envios já ficam previamente agendados, evitando o desgaste do trabalho manual e as interrupções causadas em meio a execução de funções mais importantes da empresa
Conhecer os clientes é fundamental
Por fim, é importante que a empresa conheça as características de seus clientes, já que esta aproximação também facilita na luta contra a inadimplência.
Quais são as formas de pagamento mais usadas? Há características repetidas entre quem fica inadimplente? Os pagamentos são feitos por débito automático, boleto ou outro?
Com estas informações em mãos, é mais simples entender com quem a empresa está lidando e, a partir disso, criar regras de cobrança.
Cobre seus clientes educadamente
A educação na hora de cobrar é essencial já que o seu cliente assume o papel de vulnerabilidade ao consumir, seja entre pessoas ou empresas, por isso todo cuidado é válido.
Inclusive o Código de Defesa do Consumidor no artigo 42, proíbe que o consumidor inadimplente seja cobrado de forma abusiva, ou seja, de maneira que lhe cause algum tipo de constrangimento ou por meio de ameaça.
Seu cliente pode estar passando por um momento difícil e ter um tratamento respeitoso pode prevenir atritos ou desentendimentos com os clientes.
É possível comunicar um atraso ou um vencimento se aproximando sem comprometer sua relação com o cliente.
A discrição e o respeito são essenciais na hora de solicitar algum pagamento em atraso.
Quando seu cliente é cobrado de forma respeitosa, a inadimplência pode ser reduzida.
Diferencie seus clientes na cobrança
Imagino que alguns de seus clientes não precisem de cobrança, pois é certo de que eles pagarão, mesmo que eventualmente possam atrasar.
Isso acontece pelo bom relacionamento da sua empresa com seus clientes.
E em nossa solução você consegue criar exceções de envio de lembrete de pagamento a determinados clientes.
Essa simples ação ajuda sua cobrança a ser eficiente com a maioria da base de cliente, ao mesmo tempo que mantem o bom relacionamento com clientes de longa data.
Torne seu processo de cobrança mais inteligente!
A Simplifica+ traz uma solução completa para tornar sua cobrança mais eficiente com foco em reduzir a inadimplência e garantir pagamentos até a data de vencimento.
Um meio que te permita notificar seu cliente de forma leve e respeitosa e que ainda te ajuda a reciclar sua base de dados, pois sempre acontece do seu cliente mudar o e-mail e acabar não recebendo seus títulos.
Caso o desafio da sua cobrança seja tratar melhor as dívidas na plataforma também temos a solução de renegociação de dívidas, fale com um especialista para saber mais.
