Fechamento do mês: Como fazer sem interrupções
O fechamento do mês é um período bastante movimentado para o setor financeiro das empresas.
Sem falar que é um processo muito importante para a saúde financeira da empresa.
No entanto, quando realizado de forma eficiente traz os resultados alcançados no curto prazo e a possibilidade de realizar correções. E por fim ajuda identificar furos e auxiliar na tomada de decisão que impactará nos rumos da empresa.
Neste material você verá o que é o fechamento do mês, o que é necessário para realizá-lo e como realizar esse processo de forma focada e mais eficiente.
Você verá neste artigo:
O que é o fechamento de mês?
Trata-se de uma rotina realizada, normalmente, todo final do mês. Na qual são levantadas as movimentações financeiras, contábeis, trabalhistas e fiscais das empresas referentes ao mês em questão.
Um dos principais benefícios do fechamento mensal é identificar rapidamente como está a saúde financeira da empresa e caso, haja algo fora dos conformes é possível ajustar e corrigir prontamente evitando problemas no fechamento anual.
Outros setores da empresa podem participar, porém o trabalho pesado mesmo é com o setor financeiro e contábil.
O fechamento de mês quando feito de forma eficiente fornece informações importantes que serão de uso no planejamento estratégico e tomada de decisão.
É muito importante sempre alinhar os fechamentos mensais sem pendências, pois no fechamento anual tudo deve estar em ordem.
O que é preciso no fechamento?
Para fazer o fechamento mensal deve-se identificar todas as aplicações dos recursos da empresa.
Neste caso é necessário fazer o levantamento de todos os bens ativos e passivos da empresa.
O setor financeiro ocupa-se em reunir e organizar as notas fiscais, extratos bancários, contratos, comprovantes e relatórios necessários para concluir a parte contábil.
Já a contabilidade é responsável por calcular impostos e questões trabalhistas, analisar balancetes, índices e demonstrativos, e gerar livros obrigatórios.
Ativos
Os ativos são os bens da empresa. São eles:
- títulos financeiros;
- ações:
- mercadorias;
- patentes;
- investimentos;
- todo o patrimônio da empresa.
Os ativos são separados em duas classes:
- Ativos circulantes: são bens financeiramente disponíveis, tem maior liquidez, e podem ser rapidamente convertidos em dinheiro em no curto prazo. Por exemplo: Mercadorias em estoque para venda;
- Ativos não-circulantes: são bens que não tem disponibilidade financeira imediata, ou seja, não podem ser convertidos em dinheiro de forma rápida, tem baixa liquidez, são destinados ao funcionamento da empresa e são realizáveis no longo prazo. Exemplo: Imobiliário, máquinas e equipamentos, etc.
Passivos
Os passivos são as atribuições de pagamento da empresa como folha de pagamento, impostos, empréstimos, financiamentos, despesas com infraestrutura.
Assim como os ativos, os bens passivos também têm classificações conforme abaixo:
- Passivos circulantes: devem ter pagamentos realizados no período de mais ou menos um ano, tido como curto prazo. São contas a pagar, pagamentos de matéria prima, impostos a pagar, empréstimos com financiamento de até 12 meses, férias e 13º salário;
- Passivos não circulantes: estes podem ter os pagamentos realizados em um período maior que o analisado, neste caso a longo prazo. São contas a pagar em períodos que excedem o exercício em questão, como empréstimos de instituições financeiras, pagamentos de equipamentos de alto valor agregado, financiamentos longos, planos de pensão e saúde, entre outros.
Documentos essenciais para o fechamento
Organização é fundamental para facilitar o fechamento, por isso organize os documentos que você já categorizou conforme descrito acima.
A maneira mais convencional de organizar é separar em 3 grupos:
- Fiscal: Notas fiscais de entrada e saída (XML, NFC-e NFS-e), comprovantes de pagamentos de impostos (GNRE, DARF), arquivos eletrônicos (Redução Z e SPED fiscal);
- Contábil: comprovante de despesas e receitas, extratos eletrônicos em formato OFX, extratos bancários, recibos, contratos, etc;
- Trabalhista: Folhas de pagamento, férias, 13º salário, FGTS, INSS, atestados, planos de saúde, vale-transporte e alimentação, etc;
Defina um responsável
É muito importante ter uma pessoa responsável, pois além de ser um processo muito sério da empresa a efetividade dos fechamentos mensais interfere diretamente no fechamento anual.
É comum também as empresas terem a contabilidade terceirizada, neste caso o responsável ajuda, acompanha, no final confere o trabalho contábil e organiza os arquivos de maneira correta.
O responsável ajudará também na cobrança das entregas dos documentos necessários, o que resulta em entregas diárias de documentos que serão úteis no fechamento do mês.
Planejamento é essencial no fechamento
O fechamento acontece em um dia específico do mês, mas para ele ocorrer de maneira eficiente é preciso garantir a organização e arquivamento dos dados gerados diariamente.
Inclusive é interessante definir uma data fixa que pode ser nos últimos dias do mês ou até nos primeiros 4 dias do mês seguinte.
Organize o fluxo de caixa e classifique identificando as movimentações por data e categoria.
Não deixe de garantir diariamente que tudo está correto e organizado, pois o acúmulo de movimentações além de, potencialmente prejudicar o fechamento do mês, pode deixar de identificar furos ou falta de algum documento importante.
O seu cliente também realiza fechamentos de mês, por isso ele poderá buscar atendimento da sua equipe para buscar documentos que ele precisa para seu fechamento, por este motivo faz parte do planejamento dispor informações de maneira simples e rápida para o seu cliente obtê-las e não precisar interromper o time financeiro, pedindo por exemplo notas fiscais.
Como otimizar o fechamento do mês?
Empresas pequenas e médias, em vários casos ainda usam planilhas alimentadas de forma manual no fechamento, nas quais podem ocorrer problemas tanto para inserir algum dado, quanto na estrutura da própria planilha.
A boa notícia é que hoje temos softwares que ajudam a integrar todas as informações financeiras da empresa.
Veja também como melhorar processos internos da equipe financeira!
Investir em gestão automatizada é priorizar a qualidade do trabalho, assim como a veracidade das informações que serão levantas e inseridas no fechamento, e vale ressaltar que essas informações impactam no curto e longo prazo.
O auxílio de automatizações financeiras é essencial para otimizar o trabalho financeiro nos fechamentos mensais, uma vez que com poucos cliques é possível obter dados de pagamentos, notas fiscais emitidas, assim como a geração de relatórios fundamentais para os fechamentos mensais e anuais.
Neste período o setor financeiro tem foco absoluto no fechamento, no entanto ainda assim os clientes buscam atendimento, pois situações como pedir uma 2ª via de boleto, prorrogações, 2ª via de notas, podem ocorrer, portanto disponibilizar essa opção pode ajudar a equipe financeira a não deixar de fazer essa atividade crucial para realizar esses atendimentos.
