Automação: revolucionou o trabalho e projeta a indústria do futuro
A automação faz parte da evolução da humanidade.
Se contarmos a partir da segunda metade do século XVIII na revolução industrial com a introdução de motores, máquinas a vapor, caldeiras e mais uma gama de invenções, a automação começou a facilitar a vida das pessoas.
Nos últimos tempos com os avanços da tecnologia, as empresas querem cada vez mais escalar resultados e vender mais. Porém, muitas vezes, os gestores acham normal manter processos ineficientes e atividades triviais de baixo impacto, as quais desperdiçam o tempo e a capacidade das pessoas.
Este artigo te ajudará a entender melhor como a automação ajuda a eliminar o tempo gasto desnecessariamente, como reduzir custos operacionais, a melhorar a experiência dos seus clientes e o alcançar melhores resultados.
Você verá neste artigo:
Conheça a automação!
A automação é o resultado do que a revolução industrial fez com o trabalho manual.
Do latim Automatus, significa: mover-se por si só. A automação é um sistema pelo qual os mecanismos verificam seu próprio funcionamento, efetuando medições e introduzindo correções, sem a necessidade da interferência do homem.
E nos dias de hoje é um processo vital para a indústria agilizar, melhorar e escalar resultados.
No passado a automatização permitiu às empresas aumentarem a produção com máquinas que passaram a realizar as mesmas tarefas simples e repetitivas, porém mais rápido e por mais tempo.
As automações ganharam cada vez mais espaço com os avanços da tecnologia, e além dos processos de manufatura, ajudou também os processos administrativos, comerciais, financeiros e atendimento ao cliente.
O princípio é o mesmo hoje em dia: trabalhos manuais sendo substituídos por automações.
Foque no que importa
A finalidade da atividade industrial é produzir, certo?
Para ficar mais claro, por exemplo: a finalidade de uma empresa têxtil é produzir tecidos, fios, roupas ou a finalidade de uma empresa automobilística é produzir automóveis e por aí vai. A questão aqui é que vale uma reflexão com cuidado nesse assunto.
O objetivo desta reflexão é ajudar a ajustar o foco, pois ao pensar com cuidado a respeito da atividade principal da sua empresa será mais fácil identificar quais tarefas podem ser automatizadas.
Pense nas atividades que fazem parte do processo como um todo, da criação à venda do produto.
Pensou? Tente listá-las mesmo que mentalmente.
Agora pense quais dessas atividades não exigem pensamento crítico, ou criatividade, ou qualquer outra característica exclusivamente humana.
Complicou? Deixe-me tentar ajudar… Pense quais dessas atividades são executadas repetidamente, sempre iguais.
Ajudei? Então, essas atividades são potencialmente automatizáveis, ou seja, um robô poderia executá-las.
A própria Simplifica+ tem sua história fundamentada no poder da automação, através do qual ajudamos empresas a utilizarem melhor a capacidade das pessoas da operação realizando atividades que trazem mais resultados.
Atividades repetitivas de baixo impacto nos resultados e alto comprometimento das pessoas, tomam um tempo que se você não prestar atenção, pode passar despercebido, porém potencialmente comprometem os resultados da empresa.
É como aquela compra de R$20,00 reais que você pensa “ah não vai ser isso que vai fazer a diferença” e de 20 em 20 a sua fatura do cartão vem enorme!
Identifique o que pode ser automatizado
Para aprofundar esse assunto, veja o próprio atendimento ao cliente, necessariamente não é uma finalidade das empresas, embora seja sim o principal meio pelo qual produtos/serviços chegam ao consumidor.
Para ficar mais claro, na prática, analise o atendimento de venda do seu produto por dois pontos de vista, o atendimento da venda e do pós venda.
Atendimento de venda
Por ter menos processos o atendimento de venda é mais simples e objetivo, e normalmente acontece de forma mais fluida.
Isso acontece pelo fato de termos a necessidade do consumidor muito presente, o que significa que temos mais possibilidades de tornar esse processo ainda mais simples com automação.
Sim, esse é o embasamento usado para impulsionar as melhorias que ocorreram no processo de vendas de produtos que migraram para e-commerces.
Fato disso é o estudo do Serasa Experian, o qual afirma que 47,1% das micro, pequenas e médias empresas planejam aumentar os investimentos em plataformas digitais para aumentar as vendas após a pandemia.
Em outras palavras, a automatização, além de ser uma ótima possibilidade é também uma tendência.
É o que diz a última versão do estudo Webshoppers da E-bit/Nielsen, que no primeiro semestre de 2021 houve um aumento de 6,2 milhões de novos consumidores no e-commerce.
A automação em vendas de processo simples, permite ainda mais melhorarias, pois os processos simples são os quais menos precisam de pessoas para realizá-los.
Atendimento de pós-venda
O atendimento de pós-venda, apesar de menos comum, é normalmente o campo mais fértil para a automatização, porém ainda assim é tão importante quanto o atendimento de venda, pois de acordo com o artigo 49 do código de defesa do consumidor o cliente sempre pode desistir da venda em até 7 dias após a aquisição.
No pós venda cabem mais automatizações, pois é comum o cliente buscar atendimento para resolver questões bastante simples, lembra? Aquelas atividades repetitivas, com baixo impacto nos resultados e alto comprometimento de pessoas.
Nesse panorama é fácil concluir que atender clientes no pós venda é tão importante quanto vender e realizar atividades estratégicas da empresa.
Por isso o autoatendimento otimiza o processo, ele permite ao seu comercial focar em vendas, seu financeiro focar em trazer resultados com análises estratégicas e o seu cliente tem qualidade no acesso de informações que ele precisa na venda e pós venda.
Isso sem falar da agilidade, pois no autoatendimento o cliente consegue resolver as situações no momento que ele precisa, sem necessidade de ligar e esperar ser atendido, ou até mesmo esperar o próximo dia útil.
Exemplos reais de atividades bem substituídas pela automação:
2ª via de boletos
Em processos manuais, o que acontece quando o cliente precisa de uma segunda via de boleto?
- Ligar para a empresa;
- Aguardar ser atendido (dependendo do volume de atendimentos isso pode levar vários minutos);
- Pedir para falar com o financeiro;
- Identificar-se e pedir qual título deseja;
- O analista financeiro acessa ERP para identificar o número do título;
- Acessa o site do banco que emitiu os títulos; (se não precisar pedir ao gerente o token)
- Baixa os arquivos;
- Prepara um e-mail ou whatsapp e envia ao cliente.
Em algumas empresas o processo pode ser diferente, mas de maneira geral são esses passos que ocorrem para entregar 2ª via de títulos aos clientes.
Esse processo pode levar em média 5min do tempo do analista, porém é comum empresas se acostumarem a realizar tanto essa atividade e não percebem que várias ocorrências de 5 minutos quando somadas tomam bastante tempo no final da conta. Lembra da história do cartão de crédito? É isso!
Sem falar que é ruim para a empresa, tanto em deixar seu cliente esperando, quanto ainda não ter recebido o pagamento do título que o cliente não tem em mãos.
Negociação de dívidas
Inicialmente o cliente atrasa o pagamento do título. Pode ser por falta de uma maneira mais simples de solicitar uma prorrogação ou somente por um momento difícil que ele esteja passando.
A situação que ocorre em processos manuais quando clientes atrasam pagamentos é mais ou menos assim:
- Cliente atrasa pagamentos;
- Empresa realiza cobranças;
- O cliente entra em contato para negociar suas dívidas;
- O setor de cobrança apresenta os débitos e as condições da empresa;
- O cliente avalia e faz sua proposta;
- O setor de cobrança avalia proposta do cliente;
- Após telefonemas, várias trocas de mensagens de e-mails ou chats chega-se a um acordo.
A pergunta é, como automatizar esse processo?
A resposta é simples, basta integrar as informações que os clientes e a cobrança precisam!
No mesmo local:
- O seu cliente pode verificar o tamanho da sua dívida, os juros, multas, as condições que a empresa oferece e simular todo o cenário antes de solicitar renegociação;
- O seu financeiro pode acompanhar através do comportamento na plataforma que seu cliente deseja renegociar, o que facilita a abordagem de cobrança. Sem falar que o financeiro recebe a solicitação organizada já com as condições pré-estabelecidas, então só faltará sua aprovação.
Considerações finais
Poderíamos ficar aqui mais tempo falando das diversas soluções que oferecemos, mas alguns de nossos clientes que colheram os frutos da automação podem falar por nós: a Dupatri, a Dalila Têxtil e a Moval Móveis.
Com toda certeza a automatização de processos pode ajudar sua operação a alcançar e escalar os resultados, porém pode ser que sua empresa precise de ajuda nesse desafio.
A Simplifica+, é especialista em ajudar empresas a escalar resultados priorizando o seu capital humano em atividades estratégicas de alto impacto com automação.
A sua empresa tem algum processo repetitivo feito manualmente, mas você não sabe como automatizar?
