Financeiro e Comercial: desapego dos processos manuais

Os setores financeiro e comercial têm que matar um leão por dia para vencer o desafio de aumentar os resultados, ao passo que melhorias na produtividade, previsibilidade e agilidade nos processos são cobranças recorrente nos discursos dos gestores para a operação.

Essa cobrança é legítima, pois a garantia de entrega dessas questões é o que dirá se a empresa terá condições de melhorar os resultados ou se fechará no vermelho.

Processos manuais tomam mais tempo dos colaboradores, estão mais suscetíveis a erros, tornam complicada a integração das informações, dependem de um operador dedicado, entre outras desvantagens que falaremos melhor a seguir. Vamos lá!

Processos Manuais na rotina de trabalho

As atividades operacionais das empresas costumavam ser extremamente manuais, muitas das informações sobre os trabalhos realizados eram registradas à base de caneta e papel e arquivadas de forma física.

Com o passar do tempo, surgiram as planilhas como uma nova ferramenta para controlar os dados e obter resultados mais precisos, principalmente no caso do setor financeiro.

No entanto, muitos dos métodos tradicionais não são mais usados por motivos óbvios:

• não permitirem integração simples das informações,
• são mais suscetíveis à falhas,
• dependerem das pessoas para registrar as informações dos processos,
• tem margem menor para melhorias,
• alto potencial de aumento nos custos, entre outros…

A atividade manual em grande parte depende da atenção focada de quem a realiza, e ações simples como conferir uma informação, têm um grande potencial de falha, pois depende de pessoas, as quais dependem de fatores relativos como humor, proatividade, motivação, ética, entre outros.

Em casos em que falha ocorreu a consequência é o retrabalho, e no final da conta o que pesa é o atraso no andamento das operações e elevação de custos operacionais.

O tempo que se leva para fazer atividades financeiras da empresa, assim como o gerenciamento comercial precisam de atenção, pois são áreas estratégicas da empresa.

Dessa forma reduzir as falhas potenciais de atividades manuais é um forte ponto de atenção, para evitar prejuízos para a empresa.

É importante que todo o processo operacional esteja em harmonia para não ocorrer perdas no fluxo operacional com retrabalho, inclusive para o cliente, pois na prática ao comprar o seu cliente precisa ter a segurança de que todo o processo pós venda funcione conforme sua expectativa para voltar a comprar.

Vale dar cuidar com a elevação de custos ocorridas por conta do retrabalho, pois o custo de aquisição de clientes consequente mente elevará o que pode levar parte dos lucros.

Tanto no setor financeiro, quanto no comercial, existem inúmeras tarefas manuais e repetitivas que podem ser mais eficientes e precisas com ajuda da automatização.

A importância de substituir os processos manuais

Tendo consciência de como são exatamente os seus processos no setor financeiro e comercial é possível perceber quais são manuais, e que podem facilmente ser substituídos pela automatização.

Um dos principais motivos pelos quais as empresas optam pela automação de processos é a busca pela agilidade nas operações, pois sistemas são rápidos nas respostas e favorecem o andamento mais eficiente de atividades rotineiras.

Outro fator a ser considerado é que no mercado já não é mais um diferencial o uso da tecnologia nas empresas, é tido como um fator de sobrevivência e a não adequação, renderá em perda de mercado para a concorrência.

Por isso é tão importante substituir processos manuais, sem falar que é um passo a frente na transformação digital o que pode ser decisivo com a vinda de mudanças.

Pode-se dizer que os dias de hoje já não são mais tempos onde os processos manuais são predominantemente necessários, na verdade com o ritmo das constantes mudanças esses processos e cedo ou tarde são afetados.

Inclusive, existe um conceito bem popular que sintetiza bem essa questão de como são os dias atuais, é a ideia do mundo VUCA, que na verdade é um acrônimo para:

Volatility – Volatilidade;

Uncertainty – incerteza;

Complexity – complexidade;

Ambiguity – ambiguidade.

A ideia deste conceito é trazer um melhor entendimento sobre as mudanças para conseguirmos nos preparar melhor para essas mudanças de nossos dias.

Como automatizar processos no setor financeiro?

Até aqui já se percebe como a automação de processos proporciona diversas vantagens ao setor financeiro de uma empresa, mas quais são as etapas para que essa automação gere melhorias às suas operações? Veja!

Mapeie os processos

Com o objetivo de melhorar a gestão, é necessário fazer um mapeamento dos processos para verificar quais deles necessitam de um fluxo mais eficiente.

Após isso, é preciso determinar uma ordem dos procedimentos que seja mais ágil. Com essas informações, torna-se possível saber qual a melhor maneira de executar as tarefas.

Avalie o desempenho

A avaliação de desempenho pode ser feita através de KPIs (Key Performance Indicators) que vão apontar os indicadores do setor.

No caso do setor financeiro, pode-se avaliar os seguintes aspectos:

• Custos;
• Resultado financeiro;
• produtividade;
• Controle de perdas;
• Retrabalho.

Utilize softwares que reduzam os processos manuais

Ao adotar softwares de gestão financeira, a sua empresa ganha recursos tecnológicos que agilizam as tarefas operacionais, contribui para o controle das informações, reduz riscos e aumenta a segurança na execução.

Aqui, É importante também utilizar softwares que realizem a conciliação contábil de forma automatizada garantindo que os dados sejam precisos

Como automatizar processos no setor comercial?

Em se tratando da automação do setor comercial, o objetivo é otimizar, integrar e padronizar os processos, a partir de soluções tecnológicas.

Um representante comercial deve ter o seu foco total em vendas e, muitas vezes, a sua função acaba sendo direcionada para realizar tarefas como a entrega de 2ª via de boleto para o cliente, envio de nota fiscal, acompanhamento do status do pedido.

Vale considerar que atividades desse tipo não são de responsabilidade do colaborador, mas pela proximidade dele com o cliente, o gestor entende que ele é a melhor pessoa para realizá-las e opta por comissioná-lo para isso, ao invés de buscar soluções mais eficientes.

Essas atividades podem facilmente ser consultadas pelo próprio cliente, através de uma plataforma de automação.

Dessa maneira, o tempo que o representante comercial perdia realizando essas tarefas, será redirecionado para o foco nas vendas, inclusive na busca por novas prospecções.

Vantagens de investir em automação para o setor financeiro e comercial

Já está claro como a automação dos processos traz inúmeros benefícios à sua empresa, não é mesmo? Por isso, veja a seguir um resumo dessas vantagens:

• Aumento da produtividade;
• Padronização;
• Monitoramento de desempenho;
• Redução de custos;

Lição do artigo!

Como dizíamos logo no começo do artigo, os processos manuais tomam mais tempo na execução, tanto dos colaboradores quanto para os clientes, por serem feito por pessoas estão mais suscetíveis a erros, dificultam a integração das informações, logo compromete-se a comunicação e dependem exclusivamente de operadores dedicados.

Sempre haverão tarefas nas quais a atenção humana é necessária, porém é preciso fazer uma distinção entre tarefas repetitivas e tarefas dinâmicas e até estratégicas.

Considere nessa conta tudo o que uma pessoa representa, todo seu potencial, sua criatividade, habilidade empática entre outras várias que podem ser usadas em tarefas com maior potencial de resultados positivos para empresa

Valorizar a força de trabalho dos seus colaboradores e priorizar automação para as tarefas repetitivas é a saída!